Trong quá trình soạn thảo và ban hành các văn bản chính, hợp đồng hay hồ sơ pháp lý nhiều trang, việc đóng dấu giáp lai không chỉ giúp đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu mà còn là yêu cầu bắt buộc trong một số trường hợp. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ khi nào cần đóng dấu giáp lai và cách thực hiện đúng theo quy định pháp luật. Bài viết sau sẽ giúp làm rõ vấn đề này.
![]()
1. Mục đích của việc đóng dấu giáp lai là gì?
- Việc đóng dấu giáp lai nhằm đảm bảo tính xác thực của từng trang trong văn bản, tránh việc thay đổi nội dung, tài liệu sai lệch.
- Ngoài ra, đóng dấu giáp lai nhằm đảm bảo tính khách quan của tài liệu, ngăn chặn việc văn bản bị thay thế hoặc bị làm sai kết quả đã được
2. Quy định về đóng dấu giáp lai nhiều trang
Theo quy định Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về sử dụng con dấu như sau:
2.1. Sử dụng con dấu
a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
c) Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
đ) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.
2.2. Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật
Thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức được sử dụng để ký số các văn bản điện tử do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.
Qua quy định trên, đóng dấu giáp lai nhiều trang được quy định như sau:
- Dấu đóng phải rõ ràng, đúng chiều và dùng mực màu đỏ theo quy định.
- Đóng dấu giáp lai trên chữ ký phải trùm lên khoảng 1/3 chức ký về phía bên trái.
- Đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy.
- Mỗi dấu chỉ đóng tối đa 05 tờ văn bản.
- Ngoài ra đối với các văn bản kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục thì đóng dấu lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề.
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quy định việc đóng giấu giáp lai trên văn bản giấy.
Trên đây là tư vấn của Công ty Luật Phương Bình. Quý khách hàng có thắc mắc vui lòng liên hệ: 0927.625.666 để được Luật sư tư vấn.
